A longueur de journée, vous enchainez les réunions. En présentiel ou à distance, elles remplissent votre agenda sans que vous ayez trop votre mot à dire. A la fin de chacune d’elles, vous gardez un goût amer. Celui d’avoir un peu perdu votre temps. « Non mais c’est sympa on s’entend bien, y a une bonne ambiance ». OK, mais à quoi a servi cette réunion ? Avez-vous atteint l’objectif que vous vous étiez fixé ? Qu’est-ce qui se passe ensuite ? Tout cela n’est semble-t-il jamais très clair… Alors comment insuffler un peu d’efficacité dans vos réunions ?
Notion Express <3min – Pas de réunion sans objectif clair !
On fait pas de réunion ! Avant même d’organiser une réunion, la question de base à se poser est : pour répondre à mon besoin, est-ce que la réunion est le meilleur des outils ? Parfois, envoyer un mail, demander à vos collègues de répondre à un questionnaire, traiter le sujet dans des instances déjà existantes (one-to-one, team meeting…), peut répondre plus efficacement à votre besoin.
Quel est l’objectif ? Dans le délai imparti, vous n’allez pas réinventer la roue et le fil à couper le beurre. Il faut choisir et clarifier l’objectif pour tous les participants. Si votre objectif devra évidemment être spécifique, votre réunion rentrera sans aucun doute dans une de ces catégories. Derrière le nom de la catégorie, vous trouverez d’autres idées de modalités pour ce type de contenu, de quoi vous faire réfléchir (encore une fois) à l’opportunité de ne pas faire de réunion :
Information [email, note, affichage, intranet…]
Planification, priorisation [itérations sur un espace collaboratif sur la base d’une proposition]
Résolution de problème [idem]
Prise de décision [idem]
Team-building
Formation [elearning…]
Brainstorming (innovation) [boite à idées, question posée dans un espace collaboratif]
Suivi de projet ou de process [partage de tableau de bord, d’indicateurs]
Suivi et évaluation individuels
La saturation des agendas par des réunions et le questionnement autour de leur efficacité poussent de nombreux managers à développer les solutions asynchrones. Celles qui permettent de ne pas forcément se réunir.
Résumé de la notion à écouter ci-dessous
Notion Approfondie – 10 min (sur abonnement) – Comment optimiser l’efficacité de sa réunion ?
Avoir un objectif, c’est bien mais malheureusement pas suffisant. Pour atteindre votre objectif dans le temps prévu, vous allez devoir sortir quelques atouts de votre manche. La méthode anglo-saxonne des 5P peut vous donner quelques idées judicieuses. On creuse dans cette direction dans la suite du module.[Accéder au module – réservé aux abonnés]
