On connaît tous ce/cette collègue qui passe ses journées à dire qu’il/elle est débordé(e), qu’il/elle a encore dû travailler plus que de raison, qu’il/elle a beaucoup trop de boulot… Si c’est parfois une posture et que la personne en question n’est pas réellement concernée, la question de la charge de travail est une vraie difficulté qu’affrontent réellement de nombreux collaborateurs (trices, j’arrête avec le double genre, vous me suivez, tout ce qu’on raconte là concerne tout le monde).
Peut-être avez-vous une boite mail qui ne se vide jamais, avec un nombre de messages non-lus sans fin ? Il est possible que votre agenda soit plein, sans vous laisser 5min pour avancer sur vos sujets du moment ? Peut-être vient-on systématiquement vers vous quand un nouveau dossier apparait ? Peut-être que vous êtes bien dans la merde après tout. Ou peut-être que vous pouvez vous inspirer de quelques clés proposées plus bas sur la gestion de votre charge de travail. Sur le sujet tout n’est pas à votre main, mais vous pouvez agir à votre niveau pour que cet irritant vous irrite un peu moins ! Si vous avez « trop de boulot », lisez la suite !
Notion Express <2min (gratuit) – Comment mieux gérer sa charge de travail ?
Evidemment vous pouvez mieux organiser les tâches que vous avez à accomplir. Ou automatiser celles qui peuvent l’être. Ou vous libérer du temps sur le non-indispensable (devez-vous vraiment assister à toutes ces réunions ?). Mais ça ne va pas tout régler. Vous pouvez donc appliquer le fameux modèle ARD, tellement fameux qu’on vient de le fabriquer pour ce module. Son contenu n’en est pas moins sérieux. A pour Accepter, R pour Refourguer, D pour Démontrer. On explique…
- Accepter. On va d’abord commencer par se l’avouer : dans la vie rêvée, on aurait une charge de travail adaptée à notre temps disponible et à nos capacités du moment. Mais la vie rêvée n’existant pas, il existe souvent un décalage. Il est donc nécessaire d’accepter l’idée que l’on ne peut pas toujours tout faire. Et quitte à délaisser des sujets, mieux vaut être au clair sur vos priorités (vous avez peut-être des objectifs annuels qui les clarifient, trop de chance !) de façon à vous focaliser sur les sujets les plus importants pour vous.
- Refourguer. Vous n’êtes pas toujours la personne la mieux placée pour réaliser certaines tâches. Il est parfois plus efficace de la transmettre à d’autres. Des collègues, des membres de votre équipe si vous êtes manager, d’autres membres de l’organisation. Dans la logique de délégation, gardons en tête que vous demeurez responsable de la réalisation de la tâche. Il vous faudra donc un peu suivre et piloter ce qui se passe, mais votre implication devrait se voir allégée.
- Démontrer. Dire à votre manager que vous avez trop de travail n’équivaut pas à avouer votre incompétence. Mais ça passera mieux si vous préparez un peu le sujet… Faire la démonstration à votre manager que vous avez trop de travail. En quantifiant les tâches, mettant en évidence les priorités, vous pouvez inciter votre management à prioriser certains sujets plutôt que d’autres, à accepter que le niveau de qualité diminue lorsque c’est possible, voire à vous fournir du renfort si vraiment vous avez tout plein d’argent. Ne partez pas du principe que votre manager, dont c’est en partie le job pourtant, va se saisir du sujet de votre charge de travail si vous ne l’alertez pas et que vous ne lui présentez pas des options viables. Oui, je vous entends d’ici, vous faites son boulot. Mais qu’importe si, in fine, ça peut soulager le vôtre !
Résumé de la notion :
Notion Approfondie – 8 à 15 min (sur abonnement) – Faire la démonstration de son trop plein de boulot !
OK, pas mal tout çà. Mais je veux faire la démonstration à mon manager qu’il faudrait être 3 pour faire ce qu’on me demande. Dans ce module, on va voir un exemple de mise en évidence d’une surcharge de travail, avec même un modèle à télécharger pour servir de base à vos propres réflexions sur le sujet. L’exercice est intéressant, il permet – même s’il ne met pas forcément en évidence une véritable surcharge – de vous donner une vision claire de l’organisation de votre temps. Notamment ce qui vous prend le plus de temps, et vous n’êtes pas à l’abri de quelques surprises. [Accéder au module – réservé aux abonnés]
